De werkweek van Marjolijn

Ik neem je mee in mijn werkweek

Wat dit werk zo leuk maakt is dat ik bij diverse organisaties een kijkje in de keuken mag nemen. Van de plaatselijke handelaar in bloembollen, een groot verhuur- en onderhoudsbedrijf op Schiphol tot een internationaal marketing- en PR bureau dat reclame diensten verzorgt voor klanten over de hele wereld. In de kern hebben deze organisaties het volgende gemeen: ze willen het financieel goed hebben, goed gestructureerd zijn en hun processen zo duurzaam mogelijk laten verlopen. Dat zijn toevallig (of niet, als QHSE Consultant) ook de doelen die ik persoonlijk nastreef. Ik vind het belangrijk dat organisaties starten met het realiseren van hun doelen. Middels de implementatie van een ISO-managementsysteem volgt het continu verbeteren van de kwaliteit, duurzaamheid of veiligheid vanzelf.

Om je een beeld te geven van hoe een werkweek als QHSE Consultant eruit ziet, neem ik je mee in een random werkweek.

Maandag – het opstellen van een audit rapportage

Maandag vind ik het altijd prettig om thuis op te starten, dus probeer ik dat als zodanig in mijn agenda in te delen. Deze maandag begin ik met een audit rapportage voor een klant die meerdere opslag locaties in Nederland heeft. Het begin is altijd even lastig. Gelukkig hebben we binnen het team een sjabloon die je stap voor stap door het proces heen helpt. Tijdens een audit schrijf ik altijd veel. Dat is voor mij dé manier om goed te luisteren en ervoor te zorgen dat ik geen informatie mis bij het uitwerken van de rapportage. Ik zorg ervoor dat ik voor de middag mijn aantekeningen in de rapportage heb opgenomen. Tijd voor een frisse neus! Ik lunch in de tuin met mijn gezin of ga een rondje lopen in het bos met de hond. Met nieuwe energie, werk ik verder aan de audit rapportage. Ik controleer of er onderdelen zijn die ik kan samenvoegen, alle bevindingen helder zijn geformuleerd en of alle normelementen zijn opgenomen. Vervolgens kan ik aan de slag met het formuleren van de conclusie. Aan het einde van de dag stuur ik het rapport op naar de klant. Voordat ik mijn laptop afsluit plaats ik het rapport ook in het interne klantendossier.

Dinsdag – het verzorgen van een incompany training

Deze dag geef ik een training ISO 9001 en ISO 14001 bij de klant op locatie. Deze training is incompany en dus gericht op de processen van de klant. In de oefeningen maken we bijvoorbeeld gebruik van hun eigen risicoanalyse. De normkennistraining bevat veel taaie stof dus voor mij de uitdaging om de deelnemers tot het eind bij de les te houden en enthousiast te maken over de normen voor kwaliteits- en milieumanagement. Daarom heb ik in de training een interactief spel toegevoegd om het ‘proces denken’ te stimuleren. Tijdens dit spel moeten ze in groepjes discussiëren, keuzes maken en heen en weer lopen. Er wordt enthousiast meegedaan. Leuk om te zien wie welke rol aanneemt in de groep. Mijn observaties tijdens het spel koppel ik terug in de evaluatie. Na de lunch maken we ons nog even kwaad voor de rest van de stof. We sluiten de training af met een aantal gewetensvragen. Inspiratie voor deze vragen heb ik opgedaan tijdens één van onze team overleggen. Laatst was er een SGD ambassadeur die ons meer vertelde over het belang van een duurzame samenleving. De gewetensvragen leveren interessante verhalen op, waarmee de collega’s elkaar motiveren. Een mooie afsluiting van de dag!

Woensdag – de implementatie van een productveiligheidssyteem

Deze dag rijd ik naar een klant in de buurt. Deze klant heeft al veel op orde. Momenteel ondersteun ik ze bij de implementatie van een productveiligheidssysteem. Ik begeleid het hele proces, vanaf de inventarisatie tot aan de implementatie. Vandaag lopen we eerst door een aantal vragen heen die de klant heeft verzameld in de tijd dat ik er niet was. Daarna ga ik verder met de documentatie en het visualiseren van de processen. Het doel is om het systeem zo praktisch mogelijk in te richten voor de klant. Na een brainstorm met een aantal collega’s, die altijd bereid zijn om te helpen, is het idee ontstaan om de processen visueel te maken aan de hand van een soort metrokaart. Hier kan ik veel creativiteit in kwijt. Deze dag vliegt dan ook voorbij.

Donderdag – de samenwerking met de QA officer van de klant

Alweer mijn laatste werkdag van de week. Vandaag ga ik vanuit huis aan de slag voor een klant in de catering branche. Bij deze klant hebben ze meerder managementsystemen geïmplementeerd, onder andere op het gebied van kwaliteit, voedselveiligheid, milieu en arboveiligheid. De QA Officer heeft onlangs een digitaal systeem aangeschaft om alles te kunnen borgen. Hij heeft een echte ‘hands on’ mentaliteit. Terwijl hij alle locaties afrijdt om het nieuwe systeem te implementeren, zorg ik op de achtergrond voor de juiste documenten. Samen vormen we een goed team. De QA officer heeft jaarplannen opgesteld voor elke afdeling. Vandaag koppel ik de doelen uit de jaarplannen aan de risicoanalyse. Daarnaast kijk ik of er nieuwe ontwikkelingen of uitdagingen zijn die in de risicoanalyse opgenomen moeten worden. Daarbij kan je denken aan een te kort aan personeel of de energie crisis, maar ook de onderdelen uit de urgenda kunnen van toepassing zijn. Ik vertaal deze risico’s naar de klant. Bij mijn volgende bezoek gaan we samen de kans inschatten en de beheersmaatregelen beschrijven.

Aan het eind van de week reserveer ik altijd tijd om alle gemaakte uren per klant in te dienen in ons urenregistratiesysteem. Tot slot neem ik nog even de planning voor de komende week door, sluit ik projecten af en plan ik nieuwe projecten in. Op deze manier kan ik opgeruimd het weekend in en weet ik wat me maandag weer te wachten staat.