Iedereen vanaf 14 jaar moet een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen als de politie of ambtenaren die toezicht houden op de naleving van wetten daar om vraagt. Zij mogen dit alleen vragen als daar een goede reden voor is of wanneer het past bij de functie. Een inspecteur van de Inspectie SZW mag bijvoorbeeld iemand die afval op straat gooit niet vragen zich te identificeren. Dit behoort niet tot zijn/haar functie. De identificatieplicht is wetgeving die van toepassing is rondom informatiebeveiliging. Soms is het voor een organisatie ook nodig om de identiteit vast te stellen, zoals bij de screening van personeel. Welke regels gelden er dan?
Een organisatie mag niet zomaar aan iemand vragen om zich te legitimeren en/of een kopie te maken. Toch is het in enkele gevallen wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van het identiteitsbewijs over te nemen. Als werkgever ben je bijvoorbeeld wettelijk verplicht om een kopie of scan van het identiteitsbewijs op te nemen in de loonadministratie. Hiermee kan je aantonen dat werknemers zich gelegitimeerd hebben en legaal in Nederland waren op het moment van in dienst treding. Daarnaast ben je verplicht de kopieën voorhanden te hebben bij controles op de werkvloer, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW.
Als een organisatie een kopie maakt van het identiteitsbewijs moeten zij de betrokkenen informeren over de volgende zaken:
Het daadwerkelijk verzamelen en verwerken van de persoonsgegevens voor identificatie is aan regels verbonden, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De werkgever is tevens verplicht het getoonde identiteitsbewijs te controleren op echtheid. Ook moet hij/zij nagaan of de persoon op het identiteitsbewijs ook echt degene is die voor hem/haar staat. Het gaat dus niet alleen om het identiteitsbewijs bekijken, maar ook om een controle. Hiervoor kan je bijvoorbeeld de DutchID-app gebruiken. Met deze app kan je de echtheidskenmerken van Nederlandse identiteitsdocumenten controleren. De app simuleert bijvoorbeeld het reliëf op het reisdocument. DutchID is er voor burgers, private instellingen, overheden en eerstelijns controleurs en is gratis te downloaden.